近年のDX（デジタルトランスフォーメーション）の波で、リモートワークやテレワークが増えたり、在宅業務やデスクワーク中心の業務が増えてきている世の中かと思います。
IT関連のタスクが増え、クラウドサービスのツールを多く使わなければならない中で、まだまだPC関連業務のマニュアルに関しては整備ができていない会社も多いと思います。特にマニュアルを新しく作る際は、費用や業務工数もかかりがちなため、あまり失敗したくないですよね。
今回は高品質なマニュアルを作成する上で、基本的ではあるが意外と見過ごされがちな3つのポイントをご紹介します。
マニュアル着手の段階で失敗するとこうなる
マニュアルを作成することによって、しっかりマニュアルが活用されることやそれによって業務工数が削減できること、業務クオリティを一定の品質に標準化することなどがなされることが望ましいですが、もし最初に作成する際にポイントを抑えておかないとどのような問題が起きるでしょうか。
特にPC作業におけるマニュアル作成において、ポイントを理解しないことによるリスクを予め理解しておきましょう。
時間や工数をかけて作成したにもかかわらずマニュアルが使用されない
はじめから誰もが納得するマニュアルを作成することも難しいですが、全体設計やルールなくマニュアルを作成しても、現場で使われないどころか改善のしようがなくなってしまいます。
特に、マニュアルは業務をまだ理解していない従業員向けであったり、多くの人にとってわかりやすいものでなくてはなりません。はじめにある程度の方々がわかるマニュアルが作れないと、マニュアルを作成するプロジェクト自体なくなってしまうケースもあるみたいです。
工数削減を目的としていたのに、むしろ工数が増える
マニュアル作成の目的は、企業やチームにおいてそれぞれです。営業活動において品質を担保するために導入するケースや店舗運営のノウハウを共有するために導入するケースなど、事業のフェースや組織の規模感によっても様々です。特に、業務を効率化したいためにマニュアルを作成するケースも多々あると思いますが、工数削減のために作成してもむしろ工数が増えてしまった、という場合もよく耳にします。
高品質なマニュアルを作成するために必要な３つのポイント
ポイントが抑えられないことによるリスクは前段で説明しましたが、あらかじめポイントを抑えておくことによって、これらのリスクは軽減されます。これからマニュアル（特にPC業務やデスクワークなどのマニュアル）を作成するために、知っておくべきポイントを説明しましょう。
マニュアルは、各ステップごとに内容をつめすぎない
一つのマニュアルの中に、いくつかのステップ（作業工程など）を設けるケースは多いと思いますが、その一つのステップの中に、多くの内容を詰め込みすぎないように心がけましょう。特にマニュアルの印刷が必要のない今の時代は、ステップ数や１つのマニュアルの長さは短くなくていいのです。文字も見やすい大きさを担保し、マニュアルに必要な画像に関しても、一定の大きさと解像度を担保し、誰もが見やすいマニュアルづくりを行いましょう。
リンクを貼って引用をする
PC業務は、GoogleChromeなどのブラウザベースで作業するケースが多いと思います。特にGoogleWorkspaceやクラウドサービスを多用している会社は増えていますよね。それらのほとんどはリンクURLが存在するばかりかと思いますので、マニュアルの中で参照したい画面のリンクや、マニュアルを理解していく上で必要な情報のリンクなどを貼っておくことで、マニュアルを読む方々の理解が非常に早く進みます。リンクを貼ることはPC業務のマニュアル作成では必須です。
ツールを活用してマニュアル作成する
デスクワークはGoogle Chromeなどいわゆるブラウザで作業するケースが多いでしょう。「リンクを貼って引用する」との親和性を考えても、ツール（特にクラウドサービス）を使ってマニュアルを作成することが望ましいです。前述のGoogleWorkspaceやMicrosoftOffice関連のツールを用いてマニュアルを作成する方もいるかと思いますが、無料で作成できて、汎用性も高いので非常に良いかと思います。一方で、これらのツールは自由度が高過ぎたり、運用がしづらかったり、検索性に優れなかったりと、マニュアルを作成して運用していく上で様々な弊害が出てきてしまいます。マニュアルクラウドでは、クラウドベースでマニュアルが作成でき、フォーマットを統一できるので非常に便利です。マニュアルクラウドの無料トライアルはこちら。
まとめ
高品質な業務マニュアルを作成するために必要なポイントを紹介しました。マニュアルは作成前の設計やルールづくりが非常に鍵であり、運用をしていく上でもこれらが影響していきます。これらを踏まえてぜひマニュアル作成に取り掛かりましょう。